投资技能7:PPT制作技巧大集合

日期:2017-03-17 来源:吕顺辉

当今社会自我宣传显得尤其重要,从总统竞选到普通职员汇报工作都需要精心准备,以充分展示自我做好宣传,其中“精彩演讲加出色PPT辅助”是自我宣传的必不可少的杀手锏。在此与大家分享一些PPT制作技巧的感悟,本次分享有三个篇章:一是思想篇,阐述PPT制作基本认知与提示避免要走的弯路;二是技巧篇,PPT制作全过程的方法与技巧讲解;三是工具篇,主要有一些辅助工具,

PPT模板资源,相关学习网站等。

第一篇:思想篇

1、使用目的

我们都非常清楚PPT是微软公司所设计的演示文稿软件,主要供用户在投影仪或计算机上进行演示,广泛应用于演讲、会议、展示、商务办公等多种场合,其软件的开发初衷是通过PPT演示让我们与人沟通的更加生动与有效,因此PPT基本定位就是沟通的辅助工具。

我们需要清楚认识PPT能为我们做什么,简单的来说就是帮助我们沟通打腹稿与提示,如奥巴马总统的精彩演讲都有配有PPT支撑(据新闻报道,一次PPT出了问题,他的演讲大不如从前,逻辑不强,漏洞很多),从这个例子可以看出PPT的重要性,但我们也不能过于夸大PPT的功能,PPT也只是我们沟通的辅助工具,演讲过程中,PPT是提示、演示的工具,不能代替演生动、煽情的演讲者本身这个焦点,不能喧宾夺主。因此,清晰的定位PPT为沟通的辅助工具是我们使用与制作PPT的根基。

2、观看对象

PPT拿来做什么用途,给谁看,直接决定着你这个PPT如何制作,因此,搞清楚PPT观看对象是制作PPT的最重要的一步,根据经验判断你要展示PPT的观看对象基本需求是什么,通过我这次展示要达到什么目的。不同的观看对象直接决定着PPT制作类型与风格,例如面对万人演讲,PPT必须是简洁、生动、醒目(字必须要少,而且字体必须要大)占据其内容大多是有震撼力的图片;科研汇报或咨询成果展示,PPT大多内容详实(文字不会少)、模型与图表内容较多。在我们制作PPT实践中,会不断去总结与判断针对不同观看对象的PPT该是什么样子的。

3、制作原则

大道至简,结合本人多年的实践与前人的经验,我认为PPT制作应该遵循如下几个原则:

(1)换位思考原则

上面提到我们使用PPT的目的及针对不同观看对象,我们始终是把要沟通的对象放在第一位的,我们在制作PPT过程中和制作完成后,我们要始终要想,观看的人能一下明白、简洁、直观吗?以对方的角度去看问题和做事情,更容易得到对方赞同与理解,因此我们在制作PPT的过程中,要始终把观看对象放在第一位,做到换位思考原则。例如我们是听众和观看者,看到有一百多页PPT和密密麻麻的小字,我们是什么感觉,我想大家第一感觉就是催眠曲来了,通过从听众与观看者的角度出发,我们要严格控制PPT篇幅与内容,业内也有很多人提出“10/20/30法则”,即演示文件不超过10页,演讲时间不超过20分钟,演示使用的字体不小于30点。

(2)简单易懂原则

我们制作PPT大多是为演讲辅助之用(除有些特殊做研究参考之用),内容简单易懂是其基本原则,要做到观看者看到其PPT演示页,无需思考就能看明白,而且能记住。因此在制作过程中,需要把握几个方面,如每页标题需要简洁醒目,只能有一个重点,相关论据观点不易超过4个,并且每个观点需要高度概括。据我们人类对文字、图表理解与接收快慢与难度,我们制作PPT要坚持“能用图,不用表,能用表,不用字”的一个原则。

(3)逻辑清晰原则

制作PPT和我们讲话一样要讲逻辑,清晰的逻辑能让别人更能听清楚与记住我们所说的内容。PPT的灵魂-逻辑大到整篇演示稿怎么来进行阐述,先说什么,后说什么,最后总结什么等等,小到每一页PPT要讲什么,这个主旨需要哪些论点支撑等等。好的有清晰的逻辑演示稿能让观看者顺着我们思维逻辑走下去,更易融入其中,较容易达到我们演讲沟通的目的。

4、修炼阶段

学习PPT制作没有捷径可走,需要我们大量的学习与实践,方能制作出满意的成果来。我们修炼制作PPT犹如学习一门武功一样,都要经历基本功、招数练习和融会贯通三个阶段。

(1)基本功阶段:首先必须要掌握PPT软件主要功能技巧学习,如PPT模板设计,插入图片编辑等基本技能,其次要掌握与PPT制作相关辅助软件的学习,如PPT辅助画图软件Think cell,图片处理器Photo shop等。最后需要掌握结构化表达的一些基本技能,如学会选择模板或画出模板来表达观点等。

(2)招数练习阶段:这个阶段重要的是掌握针对不同的观看者、不同的场合,我们如何完整清晰的表达我们的观点,做到很好辅助我们沟通的目的。这个阶段学习是最长的,也只有通过我们勤加苦练和多做才能悟出其中的道道来,如整个文稿的逻辑怎么安排,大的目录怎么做,每个大目录下分几个小部分阐述、颜色如何搭配、图表如何运用,字体大小讲究等等每个招数学习都不是一蹴而就的,需要在多做的过程中去反复自我审视和他人的建议去改进,招商练习阶段可以先从一页PPT制作开始,从一页PPT基本布局、字体设置、颜色搭配等着手,逐步完善,找出感觉,也可以借鉴模板优秀前人所做PPT,模仿着去做,这样效率较高。

(3)融会贯通阶段:结合软件的基本技能及制作相关招数的掌握,我们能形成一套自我的PPT制作套路,也就如我们说的武功大功告成,这个融会贯通阶段,在制作过程中,并没有多少招数与技巧指挥你怎么出招,而是形成意识性制作习惯,也就是我们常说的“无招胜有招”,达到这个阶段我们制作PPT效率和展示效果都达到一定水平,虽然达到这个阶段,但并不是说不用在学习与进步,在制作的过程中也回过头来检视自己,否定自我,再行进步,把武功修炼到更高层次。

5、常犯误区

(1)上来就往PPT上写,不注重前期策划:我们都说过逻辑思考是PPT的关键,好的PPT一定经过精心策划出来的,所以,在制作前我们需要相关素材及内容筹划好,结构安排心中大致有个方向,才可以动笔开始制作,这样的成效最高,这也是很多新手最容易犯的误区。

(2)文字太多:整篇PPT文稿基本都是文字,基本的做法就是把WORD文稿上的直接复制上去了,全是文字的PPT视觉效果还不如WORD展示好,目前以文字为主的PPT制作基本以高校学术及新手制作为多,很多人会说,写的文字太少,别人不明白或我讲的时候没有依据,不太好讲,这正是犯了PPT制作的大忌,PPT制作是辅助沟通的工具,而不是让你拿来做演讲用来念的稿子,我们需要针对每页PPT所展示的观点,形成自己的语言,而非对着PPT上的文字去念,因此,要想制作一篇好的PPT应该以图表为主,文字需要高度概括及精炼才行。

(3)颜色搭配我行我素:颜色搭配犹如我们人所穿的衣服,是衬托整个PPT视觉效果的关键,有些初学者自认为自己喜欢什么颜色,就把PPT文字或图表搞成自己喜欢的颜色,有些直接把PPT做成大红或大绿的颜色(我最初也犯过这样的错误),前面原则中提到过,要有换位思考的原则,我们做的PPT是给别人看或欣赏的,我们的颜色搭配必须适合大部分的人的视觉偏好的,从人的视觉程度上来看,有些颜色是不适合放在一起的,如深红与深绿搭配,让人的感觉很突兀,刺眼,感觉不舒服。

(4)太过注重技巧与特效:初学者都有一种好奇,把自己的做PPT搞成动画、音效俱全的,这样才能显示出专业性,其实不然,很多情况下,PPT的动画和音效在较多商务场合下应用是不恰当的,因为动画与音效是具有较大吸引力的,把听众更多注意力转移到看动画与听声音上了,而无法专注于你所讲内容上,因此,现在很多商业PPT制作基本都不做动画与音效,简洁大方的PPT配合生动的演讲能够达到沟通更好的效果。

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