"凡事预则立"——如何制定裁员方案

面对裁员项目,可能很多企业管理人员的第一反应是沉重和担忧,既为不得不裁员而感到沉重,又为裁员项目可能面临的诸多不确定性感到担忧。对于一个裁员项目来说,其中往往涉及到众多的法律问题;在实施过程中,又可能会有各种突发情况的出现。因此,一个好的裁员方案对于裁员的成功实施来说是十分关键的。

如何制定一个好的裁员方案呢?一个好的裁员方案又应当包括哪些内容?我们结合处理多起裁员项目的经验总结了以下要点,希望对面临裁员项目的企业能够有所帮助。

制定裁员方案需要考虑哪些因素?

不同企业的裁员项目都有着各自独特的背景特点与目标要求,好比“家家有本难念的经”。只有对企业自身的特点、裁员项目的特点以及企业所处的外部环境有着准确清晰的把握,方能为企业“量体”定制出最优的裁员方案。因此,在制定裁员方案时,企业应该注意把握以下三点:

1. 清晰把握企业自身特点

实践当中,即便是基于同样法定理由的裁员,根据不同企业的自身特点,裁员项目也有着很大的差异性。根据我们的经验,以下企业特点值得在裁员方案制定时予以关注:企业的劳资关系是否和谐?企业工会(如有)在员工中的影响力如何?企业工会(如有)属于合作型的还是对抗型的?企业之前是否有过裁员经历,如有,当时的处理方式及处理结果是什么样的?对以上信息的了解,可以帮助企业预判此次裁员项目中可能面临的问题及障碍,从而做好充足的准备。

2. 准确了解本次裁员特点

对于一个裁员项目来说,以下三个方面的问题是值得企业重点关注的:

首先,了解裁员原因及其给企业可能带来的影响。例如,裁员是否是由于经济效益不佳导致的?对于跨国公司在中国设立的企业来说,裁员是否是全球性的安排?裁员对企业经营可能带来何种影响?如企业在华有其他子公司或关联公司,裁员是否会对其产生影响?了解上述信息有助于帮助企业确定裁员理由,并准确解答员工或者外界对于裁员可能会有的疑问。

其次,了解拟裁减人员的具体情况。包括拟裁减人员的基本情况,例如工资水平、工作年限、劳动合同期限、受教育程度等;拟裁减人员数量及构成情况,例如一线工人与管理人员在总裁减人数中所占比例;拟裁减人员中是否包括特殊员工,例如孕期、产期、哺乳期、医疗期员工及工伤员工等。另外,企业需注意拟裁减人员中是否包括劳务派遣人员;如有,则企业需要与劳务派遣单位就劳务派遣人员的安置方案及退回程序进行沟通。

再次,了解裁员项目的预算及安置方案。例如:企业在裁员项目上的预算是多少?此次裁员后是否还需要再招聘?关联公司能否向(部分)被裁减员工提供岗位?这些信息能够有效帮助企业制定对每位被裁减员工的补偿及安置方案。

3. 准确了解外部环境

在很多情况下,企业面临的外部环境同样会对裁员产生影响。这些外部因素可能包括:

首先,建议企业尽可能了解当地员工的工资水平、其他企业类似裁员项目的基本情况及补偿标准等信息。考虑到当前社会下,信息会借助媒体与社交平台得到迅速与广泛的传播,因此,上述信息可能会对员工针对裁员项目的心理预期产生影响。

其次,从政府的层面来说,当地地方政府对于裁员的态度如何?企业与相关政府部门的人员沟通是否顺畅?当地地方法规对于裁员是否有特殊要求?

再次,从宏观经济社会环境的角度来说,是否有国家级别的重大政治、经济事件正在筹备或者进行,从而可能会对裁员项目产生影响?

对以上信息的把握,可以帮助企业制定更加符合实际的裁员方案,减少来自外界的阻力,从而推进裁员项目的依法顺利实施。

裁员方案应当包括哪些内容?

在综合考虑上述因素之后,企业可以制定一份书面的全面细致的裁员方案,作为裁员实施过程中的行动指引。这种裁员方案可以包括以下内容:

1. 裁员的时间安排和具体流程

例如,裁员项目的开始时间与预计结束时间、裁员的具体实施步骤、重要的时间节点、预留的机动时间等等。一份完善的时间表可以保证裁员计划的有效推进,避免过分拖延。

2. 裁员项目负责人员安排

企业应当事先安排好裁员项目的主要负责人及团队成员,包括人力资源、法务、财务、后勤、计算机、行政、安保等部门的人员。如果该等负责人及其团队也将会被裁减,则公司还可能需要与这些人员事先沟通,并考虑是否需要其承担保密义务,以免裁员计划提前披露而影响整个裁员项目的实施;公司还需要考虑如何保障这些人员在裁员期间履行其职责。

3. 裁员补偿方案

公司应当制定详尽的裁员补偿方案,包括一般员工的补偿标准、“三期”女员工等特殊员工的安置方案、补偿方案的谈判底线、企业能够提供的转移岗位等等,这也是裁员方案最为核心和机密的内容。

4. 应急情况处理

对于裁员过程中可能发生的紧急情况,例如员工群体性事件,企业应当事先准备并制定应急预案。

5. 文件准备

对于裁员过程中可能需要的法律文件,例如协商解除协议、单方解除通知、召开员工大会的通知、内部调岗协议等,企业应当予以梳理并提前准备。另外,企业也可以准备一些辅助性文件,例如问题与解答(Q&A)等,以帮助员工了解裁员的背景和原因,并促进企业与员工进行沟通。

6. 民主程序

根据法律要求,企业在决定直接涉及劳动者切身利益的重大事项时,应当经过民主程序。然而,企业的裁员项目是否属于直接涉及劳动者切身利益的重大事项,法律对此没有明确规定。

因此,建议企业根据裁员项目的实际情况决定是否进行民主程序。实践当中,即便法律没有明确要求,很多企业出于促进与员工沟通的目的,也会就裁员方案在员工中进行民主程序。

7. 培训安排

在裁员过程中,对于需要与员工直接沟通的相关人员,例如人力资源、部门经理等,企业可聘请法律专业人员对其进行统一的培训,培训内容可包括沟通技巧、法律规定等。

8. 与政府部门的沟通

根据法律规定,如果企业根据《劳动合同法》第41条的规定进行经济性裁员,企业应当将裁减人员方案向劳动行政部门报告。除此之外,对于基于其他法定理由进行的裁员,法律并未要求企业提前向政府部门报告或与政府部门沟通。尽管如此,对于大型或者敏感的裁员项目,企业可能需要事先与政府部门积极沟通,以争取政府部门的理解和支持。

9. 与媒体的沟通

在裁员项目中,裁员信息一经发布,往往会引起媒体的关注,甚至有可能出现媒体经个别人员误导而对企业进行负面报道的情况。因此,企业应当制定与媒体进行沟通交流的预案,并密切关注媒体对裁员项目的报道。在必要时,企业也可以发出自己的声音,以引导媒体正确报道裁员项目。

除上述内容以外,企业还可以根据项目的具体情况,在裁员方案中包含其他内容。在裁员实施之前,企业需要注意对该等裁员方案做好一定范围内的保密工作,避免引起员工的误解、恐慌甚至抵触。

总之,好的计划是成功的一半。一个考虑周全、细致科学的裁员计划如同行动纲领,可以大大降低裁员过程中的不确定性,为企业顺利实施裁员计划并依法安置员工做好铺垫。