法院如何做知识管理

知识是法律人的最大资本,越来越多的律所设立了专门的知识管理部门。今天推荐的文章来自东莞的黄琳娜法官,她分享了法院知识管理系统的功能定位和具体构建方法。

近来读到一些律所和律师在知识管理方面的文章,但法院的知识管理的话题似乎还少有人谈,于是想梳理一下自己这几年对此的想法。

所谓知识管理,我个人理解是将所需要的知识有意识地进行体系化的收集、整理和更新。知识管理可以分为两个层面,第一是个人层面的知识管理,第二是单位层面的知识管理,这两个体系应当是互相独立而又双向流通的。理想的状态是,个人的知识积累能够通过统一的整合渠道进入到单位的知识管理系统中,而单位的知识管理系统又进一步丰富个人的知识储备。

从个人层面而言,同为法律人,法官和律师的知识管理方式应当说不存在本质区别。读方向东律师《律师个人知识管理经验谈》时我对比了一下自己的做法,大方向基本一致,只是部分细节上有所不同,但是在单位层面的知识管理上法院则有自身特点,例如知识共享的激励机制就无法采取律所式物质奖励。本篇讨论的对象主要是法院层面的审判业务知识管理。审判以外的知识暂不探讨,但因为有相通之处,仍然以知识管理系统为题。

需要说明的是,我一直在东莞基层法院工作,对于法院知识管理系统的思考也是基于我切身的工作环境,我所做的具体设想可能并不适合其他审级和地区的法院。我试图通过对样本的讨论呈现出来的是在知识管理系统搭建过程中所涉及到的因素和它们的互动,而非一个确定的结论。

一、为什么我们需要知识管理系统

东莞基层法院的特点是:(1)信息化程度相对较高;(2)案件量巨大,长期案多人少;(3)编制数紧缺,故辅助人员大多由聘用人员担任,流动性很大。此外,我所在的东莞市第二人民法院于2009年成立,人员年龄结构偏年轻,35岁以下人员约占七成。

评估知识管理系统对于一个单位的必要性及重要性时,需要考虑的重点因素包括但不限于:人员的能力素质、年龄结构、流动性、业务量、业务类型和硬件支持等。对二院来说,年轻办案人员本身就缺乏司法实务经验,高流动性又破坏了传统传帮带方式下经验的积累和传承,法院常年处于“新人辈出”的局面,在辅助人员高速淘换的同时,还面临法官离职的困境。但是,巨大的案件量使得办案人员疲于奔命,加班加点,没有时间停下来进行深度学习和总结。显然,它不能像人员普遍资深、低流动性的单位那样依赖个人的知识储备,需要有意识地以单位作为主体介入到知识管理当中。较高的信息化程度是这个设想的硬件基础。

二、知识管理系统的功能定位

市面上已有大量的法律类数据库和办案手册等书籍,法院的知识管理系统要厘清定位,在空白处发挥实用效能,而不是重复劳动。我个人认为至少有这样几项功能可以由知识管理系统来承载:

1.帮助新履职人员尽快熟悉业务,掌握技能

对象主要包括新任书记员、初任法官和调岗法官。新手的障碍在于:不知道自己不知道什么,不知道如何着手进行学习,有问题不知利用什么渠道或平台寻找答案。知识管理系统可搭建起清晰的知识框架,使初步接触某个领域的人员一望即知该领域中的业务主干体系、重要文件资料、常见问题以及独立查找问题答案的方法等等。也就是说,知识管理系统要能起到“体系树”的引领作用。

以新任书记员为例,法院系统一般是安排从几天到数周不等的专题讲座。我曾经为几批书记员讲过课,感受是讲座主题很难选择,泛泛而谈书记员的职业精神和工作要旨不能给他们带来实际指导,具体到某一个业务问题例如送达,他们又欠缺实务经验无法充分理解吸收,不可能通过几场讲座把书记员工作的各种流程和要点填鸭式地塞给他们,实践中还是需要清晰详尽的书面指引。随着司法人员分类管理的推进,在辅助人员的职业前景未明朗前,离职率可能仍将居高不下,有必要完善这一块的知识管理。

2.新知识的有效传播

审判业务知识随时可能因为新法出台、审判政策变动、上级法院意见变化等而有所更新,发改案件每年都有一部分是因一线办案人员不了解新信息而导致的。根源是一份新文件中包含了许多知识点,而作为知识点它们过于零散,不成体系,散见于新法、指导意见、会议纪要、讨论记录、发改个案和各类讲话之中,容易被法官忽视。这并不能归咎于法官个人,东莞基层法院的巨大案件量决定了法官的专业范围不能过窄,尤其是人民法庭的法官要应付各种类型的案件,很难靠一人之力顾及浩如烟海的资讯更新。

二院已经做到有专人关注新的审判文件及时提醒相关业务部门组织学习,但这是不够的,没有解决“最后一公里”的问题,办案人员往往只是把新文件存进电脑就又埋头办案,除非刚好这个文件和手头的案子有关,否则很难抽出整块时间来学习整理。法院需要有专门人力将新文件拆解为知识点归入知识管理系统中,确保使用者就特定的知识点能够迅速查到最新的意见。

需要注意的是,省高院、中院的意见和判例对基层法院审判业务有直接指导作用,而这一部分的资料不同于法律和司法解释等效力层级较高的法律渊源,缺乏外界的整理,应当是梳理的重点。

3.操作流程和裁判尺度的规范和统一

本轮司法体制改革的一大内容是审判权运行机制改革,这将大幅度限缩院、庭领导的审批职能,需要有替代性的机制来统一单个业务庭乃至多个业务庭之间的流程做法和裁判尺度。可以探索将知识管理系统与法官会议结合起来,通过法官会议讨论达成共识,记录成文,纳入知识管理系统,统一操作。

4.集中整合个人、部门、外界的办案心得

二院内部BBS上常有同事或部门分享对某个领域知识的专题整理,现在各类法律微信公众号上也经常推送一些有用的整理帖。但这些整理心得因为欠缺统一的大框架,即使分享出来也过于分散,不便于进行检索和后续更新。建立知识管理系统如同搭建一个分类有序的书柜,每一类知识各归其位,可以充分吸纳个人、部门和外界的整理心得。相关心得按照知识管理系统的格式、行文要求进行编辑后,一一归置到相应的板块中去。

三、知识管理系统与传统传帮带的关系

导师式传帮带是法院系统多年来行之有效的培养方式,二院建立的青年法官导师制度在此基础上进行了改进,但导师制仍然存在需要知识管理系统来加以补足的地方,例如过于依赖“导师”的个人素质,在繁忙的工作之余做不到体系化的完整教学,也难以在法院内部形成就某个问题的统一做法。知识管理系统可定位为对已明确下来的知识和做法的收集、整理、统一和更新,导师则在知识管理系统的基础上,对年轻人员进行细致深入的个人辅导。知识管理系统为导师制提供统一框架和基本内容,导师制进一步充实知识管理系统。

四、知识管理系统的具体构建

1.电子化及其载体的选择

知识管理系统不宜采取书面形式,因为书面印刷不便于更新,而知识管理系统的核心价值之一就是确保知识及时更新。知识管理系统建立初期,我个人认为最重要的是搭建框架、充实内容,而不是完善载体。就像任务管理的GTD工具一样,GTD工具的意义是让人分清轻重缓急从而全心投入眼下的工作,如果把重心放在寻找完美的app本身上就成了舍本逐末。

就初期应用来说,普通的BBS论坛功能已经足够,既可以通过索引帖形式建立体系树,也可以通过页面搜索和索引链接找到所需资料。我们在二院内部BBS上已经做了一些编制资料索引的尝试,例如用“审判常用数据收集帖”将银行利率、最低工资和平均工资、人身侵权赔偿标准等等整合到一起来随时更新。当然,载体还可以进一步优化,只要有了内容,迁移到其他载体并不困难。法院资源有限,应当尽可能集中精力把内容做好,载体可以利用印象笔记等已经开发成熟的笔记资料类商业app,将知识管理系统客户端化,让办案人员不在法院的时候也可以用上,并进一步强化搜索功能。

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