企业诉讼业务管理

诉讼业务(包括仲裁、行政案件)管理属于法律事务管理的日常工作。企业的诉讼行为影响巨大,如确需进行诉讼,应进行充分论证,不可动辄兴讼。不管是作为原告还是作为被告,诉讼都是企业要高度重视的事件,因此,对诉讼应及时处理,同时要尽力做好防范工作,力争不发生诉讼。

一、诉讼业务管理的基本原则

法律部作为企业诉讼业务的主管部门,应坚持及时性、防范性的基本原则,并加强和其他业务部门的分工配合,搞好诉讼业务管理。

1、及时性原则

时效是作为法务人员必须时时重点关注的问题。对于作为被告方的诉讼案件,法律部应及时应诉,按时答辩,按时提交证据,按时出庭。绝对不可忽略,导致时效失误,造成不可弥补的损失。

对于给企业造成损失,或相对方违约的诉讼,法律部应及时提起诉讼,通过法律手段维护企业利益。

在企业的公文处理中,法律部也应及时处理其他部门的来文和领导交办的事务,以提高企业效率。对于可能涉诉的案件,应坚持快速处理,呈报有关领导按程序处理,不可拖延。

2、防范性原则

诉讼会耗费大量的人力物力,却未必能达到所期望的效果。因此,应尽力做好防范工作,减少诉讼的发生。

减少诉讼发生的有效途径是法律部和企业其他业务部门日常的周密工作。只有做好日常的每一项工作,坚持依法依规办事,特别是做好合同的签订、审查工作,消灭重大漏洞,才能达到减少诉讼的目标。

对于可能发生的潜在纠纷,应及时弥补,把可能的诉讼消灭在萌芽状态。有些潜在的纠纷有发展、暴露的过程,法务人员应加强对企业诉讼风险的监控,发现潜在漏洞,尽量在漏洞尚未完全暴露,对方尚未完全觉察的情况下,把漏洞堵塞。

就一个案子发动反击还是在诉讼前定分止争是法律部门的领导需要深思熟虑的问题。如果对己方不利的潜在诉讼即将发生,也要尽可能采取和解措施,在案件上升到诉讼阶段之前解决争议是一个非常明智的选择。

3、法律部主管,业务部门分工配合原则

诉讼业务的处理不是法律部一家的事情,而是整个企业的事。法律部要加强与业务部门的联系与沟通,通过进行法律提示,及时搜集证据,明确责任,通力合作,努力降低纠纷处理成本,维护自身合法权益。

其他业务部门也要密切配合法律部的工作,把整个公司利益当做整体来考虑,不可有狭隘的部门意识,要明白,如果没有业务部门的配合,法律部一家是无法进行诉讼的。

同时,涉案单位的业务主办人员应全程参与诉讼事务,以便及时向案件经办人员提供情况,必要时也可以作为证人发挥作用。因为只有业务主办人员才是最了解案件来龙去脉的人员。公司对于诉讼的支持和各个部门的配合也是很重要的。再如取证,法律部需要去其他部门取得证据,就需要得到其他部门的支持。所以企业的各个部门都直接决定着诉讼的成败。还有财产保全和解除,涉及到财产保全的范围和种类,对此,财务部门、资产管理部门要比法律部清楚,就需要他们的配合。

二、诉讼业务管理的基本框架

总法律顾问统管全部诉讼业务,法律部归口管理全部诉讼案件,下属单位根据权限管理本单位的诉讼案件。

1、分级管理诉讼案件

对于企业集团而言,下属单位较多,大大小小的案件也可能众多,单靠总公司法律部一家来管理全部诉讼案件既无可能,也无必要。同时,也不利于调动下属单位法务人员的工作积极性,因此,应该分级管理诉讼案件。

案件分级一般按照诉讼标的进行。但是,有些案件,如知识产权案件,虽然标的可能不大,但对企业影响巨大,因此,也不能完全按照标的确定案件分级。企业应根据自身规模、业务特点,确定诉讼业务管理的分级管理标准。

一般应采用按标的和按案件性质结合的办法,确定案件的管理层级。按标的管理是基本原则。但是,对于影响巨大的案件,或以总公司为原告、被告的案件,或二审案件、申诉案件、涉外案件,应由总公司法律部处理。其他案件由分支机构处理。

2、法律部归口主管全部诉讼案件

法律部是企业全部诉讼案件的归口主管部门。由分支机构管理的诉讼案件,也要报告法律部备案,并将处理结果报法律部,以便从全局掌握企业诉讼情况。

各单位经营管理、业务经办人员从事企业行为时,发现企业的利益可能或正在受到损害,应当采取诉讼或其他维权方式来解决时,有责任向所在部门、单位的负责人反映有关情况,需要采取紧急处置措施的,部门、单位的负责人还应及时采取紧急处置措施。部门、单位负责人应及时告知法律事务机构,并呈报公司领导。

3、总法律顾问统管全部重大诉讼案件

总法律顾问有权决定重大案件的起诉和应诉,并对是否进行二审作出决定。对于由总公司处理的诉讼案件,总法律顾问应最终决定代理律师事务所的选择。

4、内部纠纷的处理

公司所属单位之间发生的纠纷,由公司按照内部程序协调解决。不得将纠纷诉诸诉讼、仲裁及公司以外的机构处理。如因公司战略性诉讼,需要内部单位之间互相诉讼、仲裁,应由总公司决定,并由总公司指定代理人进行诉讼。

5、事后评估,防范风险

处理公司诉讼问题,应有完善的计划和良好的执行,目的达到后,不要忘记进行事后的评估和风险预测,做到防患于未然。

6、案发单位负担诉讼费用

由于诉讼案件的发生主体是下属单位,因此,应由发生案件的有法人资格的单位负担诉讼费用,包括诉讼费、律师费、鉴定费等。

三、诉讼业务管理基本制度的建立

管理诉讼业务,首先应建立起一套行之有效的管理制度。制度确立了,要管好诉讼案件就有了依据和基础。基本的诉讼管理制度应包括诉讼案件管理办法、律师及律师事务所选聘办法、案情通报制度等。

1、诉讼案件管理办法

诉讼案件管理办法是诉讼业务管理的基本制度,它的任务是为诉讼案件管理提出具体要求,厘清流程,划分责任,明确法律纠纷的范围、处理原则、法律事务部门与业务职能部门在法律纠纷处理过程中应承担的责任和具体业务经办流程等,为做好诉讼事务管理工作提供政策支持。该制度应包括以下基本内容:

案件(包括仲裁案件)的分级主管标准;

起诉和应诉的提起程序;

立案的权限划分;

案件处理过程中的监督主体和程序;

处理完毕后的有关规定,如档案处理、申诉处理等。

2、律师事务所选聘办法

企业诉讼业务应聘用有良好职业道德和业务能力的律师事务所代理,绝不可聘请所谓的法律工作者代理,以免给企业带来声誉伤害。

律师事务所选聘是从程序上确定如何从多个候选律师事务所中确定案件的代理人。该办法应包括以下内容:

对拟选聘律师事务所和律师的基本要求;

候选律师事务所的产生办法,如是招标产生,还是竞争性谈判产生等;

候选律师事务所产生的程序;

代理费的确定和支付办法。

3、诉讼案件台账管理制度

企业应制定诉讼案件台账管理制度,以便从总体上掌握诉讼案件情况。没有一个清晰的台账,上级领导就无法掌握企业诉讼案件情况,案件的管理也肯定会陷入一团混乱之中。该制度应包括以下内容:

案件报送规定,如报送的时间、报送的材料要求;

报送的方式,如纸质文件报送,还是电子文档报送;

报送责任人的规定;

罚则。

4、诉讼案件档案管理制度

负责办理案件的单位应当在案件办理结束后,系统全面地对案件材料进行整理并装订成卷,建立案件归档制度。需要注意的是,应当对诉讼前后所有的材料均予以归档,而不能仅仅只将裁判文书归档。诉讼档案应长期保存。

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