运用财务手段 防止内控失调

在当前竞争日益激烈的市场环境中,企业面临的各种风险呈现出复杂性和多样性的特点。与此同时,越来越多的企业认识到了内部控制的重要性,并在企业内部建立了内部控制体系。内部控制的内涵也是随着人们实践的发展而不断发展。

内部控制作为企业生产经营活动自我调节、自我约束的内在机制,在企业管理系统中具有举足轻重的作用。内部控制制度的建立、健全及实施情况的好坏,是企业生产经营成败的关键。

鉴于内控的重要性,自2012年起,我国正式对上市公司实施全面内控审计。总之,成功的企业离不开完善的内部控制制度,“得控则强,失控则弱,无控则乱”,不同行业的内控流程不尽相同,防范内控失控的财务手段亦不同。本文是根据对传媒行业的实践,所做出来的分析和总结。

内控失控的主要原因

虽然企业已经越来越重视企业内部控制,但是“内控失控”的现象却是一直层出不穷。究其根本,主要有以下几个原因:

企业管理层内部控制意识薄弱。企业发展初期,企业管理层对内控理解不足,认为内控就是内部监督,在关键岗位设置了信得过的人即可。因此,对内控要求不高,对内部控制制度的设计停留在内部会计控制或者文字制度的建立。

组织机构设置不合理。有些企业由于受到人员成本的影响,在设计企业内部管理组织架构时,将部分不相容的职务未能有效分离。有的不但起不到内部监督的作业,反而促进了内部失控。

企业制度不全面或执行不到位。有些管理层认为内控制度束缚了企业发展;或碍于面子没有得到有效执行。内部控制制度不够全面,没有覆盖所有的部门和人员,没有渗透到企业各个业务领域和各个操作环节。

管理者及财务从业人员素质较低。由于部分企业管理者对财务管理一知半解,认为只要看得住现金就是一名合格的财务人员,往往仅凭直觉判断业绩,不依靠科学的财务工具来分析判断项目经营成果。

企业文化建设没有引起足够的重视。有些企业推行家长式管理模式,下属也往往按习惯办事,长期养成不讲制约、不讲监管、不讲授权的办事方式。

企业内控的作用

作为企业管理的一种重要手段,内控在控制和防范企业经营风险和财务风险过程中起着重要的作用。

首先,解决会计信息失真、客观反映企业的经营发展状况,当会计信息失真后影响企业生产经营正常持久地进行。失真现象的背后,体现出在日常工作中,单位的各项制度有章不循或无章可循,各项批准授权不清,相互牵制不到位。财务制度缺乏科学性和连贯性,缺少事前控制制度,多为事后补救措施等问题。

其次,建立现代企业制度,强化内部管理,提高经济效益的客观要求。内部控制是现代企业管理的重要组成部分,对确保企业各项工作的正常进行、促进企业经营管理效率的提高及建立现代企业制度有着非常重要的作用。

第三,统合企业整体的有力工具。现代企业的经营成功,离不开人、财、物等部门的通力合作,各部门的业务虽有单独的系统,但其个别作业与整体业务又必然发生联系,并受其他部门作业的牵制和监督。内部控制正是基于这一点,利用会计、统计、业务、审计等部门的制度规划及有关报告等作为基本工具,以实现企业统合与控制的双重目的。

第四,内控是防范财务风险的客观要求。企业应当建立规范的对外投资决策和程序,通过重大投资决策集体审议联签责任制度,加强投资项目立项、评估、实施及投资处理等环节的会计控制,以防范投资风险。

内部财务控制的五大措施

防范财务风险离不开健全的内部控制制度。完善的内部控制体系可以合理保证企业的正常经营、财产安全、会计信息真实可靠和企业经营效率的提高,内部控制是为防范风险尤其是防范财务风险而建立的,它的严谨、规范、全面是与风险系数相匹配的,风险越大,内部控制越严谨,风险越多样,内部控制要求越高;内部控制越完善,风险发生的可能性就越小,反之亦然。

授权批准控制

授权批准控制指对单位内部部门或职员处理经济业务的权限控制。单位内部某个部门或某个职员在处理经济业务时,必须经过授权批准才能进行,否则就无权审批。授权批准控制可以保证单位既定方针的执行和限制滥用职权。授权批准的基本要求是:首先,要明确一般授权与特定授权的界限和责任;其次,要明确每类经济业务的授权批准程序;再次,要建立必要的检查制度,以保证经授权后所处理的经济业务的工作质量。

重大项目集体决策机制

首先,集体决策可充分发挥集体的智慧,由多人共同参与决策分析并制定决策的整体过程。有利于在决策方案得以贯彻实施之前,发现其中存在的问题,提高决策的针对性。其次,集体决策容易形成相互监督的机制,避免“当局者迷”的客观现象,从而使决策时能考虑得更周全。 最后,集体决策能更为客观评价各项风险。

报销流程控制

审批流程做到经办人、审批人签名齐全,立项表齐全,责任明确。各项费用的审批报销严格按照规定的权限执行,各部门费用由部门总监审查、主管财务领导审核、财务负责人复核,总经理批准。规范各项费用的报销手续流程,同时设立相关的标准有利于费用支出口径的一致化。企业运作也必须有严格的程序规则,在严谨的审批流程下,企业财务可以有效地防范舞弊错漏的出现,有利于明确人员责任,做到有据可查,既方便企业日常业务管理,又能有效提高效率,减少差错。好的流程控制能够有效控制各种费用开支,因此在企业财务流程控制上必须做到一丝不苟、精益求精、严防差错,杜绝舞弊。

账务清查控制

第一,货币资金清查。月末进行现金实地盘点,做到账账相符、账实相符。除查明余缺情况,还要查明有无违反现金管理制度规定。并根据盘点结果,填制现金盘点报告表,由检查人员与出纳员签名,如发生长短款,要查明原因,明确责任。银行存款采用核对的方法,银行日记账与银行对账单逐笔核对,查明账实是否相符。清查过程中,如有双方未达账项及时编制银行调节表,并确定银行存款实存数。对银行余额调节表事项及金额要进行跟踪。

第二,固定资产清查,采用实地盘点方法。会计账与固定资产台账核对,台账与固定资产实物一一核对。在盘查过程中如发现盘盈、盘亏和毁损,及时查明原因,明确责任,并据以编制报告书。经查明原因及报批后及时进行账务处理。

第三,应收账款、应付账项等往来款项清查。定期与客户和供货商对账,核对销售及供货记录,及时发现未达账项。对于超过规定收款期限的欠款应函证核对,并请相关部门跟踪催收,降低坏账率。

会计档案管理控制

会计入账流程及会计资料保管工作的内部控制。原始凭证必须手续齐全,填列完整,不得涂改、挖补。发现原始凭证有错误,应退回补办。原始凭证必须经财务主管审核后方可入账,并及时、准确入账,不得积压。严格按照《会计档案管理办法》规定妥善保管会计档案,防止丢失损坏。非经本单位会计机构负责人授权,不得随意借阅会计档案。